Power BI to jeden z najpopularniejszych ekosystemów do analizy i wizualizacji danych. Jego siła tkwi w tym, że łączy w sobie prostotę użytkowania z ogromnymi możliwościami integracji i automatyzacji. Jednak osoby, które zaczynają swoją przygodę z Power BI lub stoją przed decyzją o wdrożeniu w organizacji, bardzo szybko napotykają na pytanie: „Czym różni się Power BI Desktop od Power BI Service – i czego właściwie potrzebujemy?”
W tym artykule przedstawimy najważniejsze różnice i pomożemy zrozumieć, w jakich sytuacjach lepiej postawić na Power BI Desktop, a kiedy inwestycja w Power BI Service jest nieunikniona.
Power BI Desktop
Power BI Desktop to bezpłatna aplikacja instalowana na komputerze, która pełni rolę aplikacji developerskiej. To właśnie tutaj analitycy i specjaliści od danych:
- łączą się z różnymi źródłami danych (pliki Excel, SQL Server, API, usługi chmurowe),
- modelują dane, czyli tworzą relacje, tabele obliczeniowe i miary w języku DAX,
- projektują raporty i dashboardy,
- testują hipotezy analityczne i tworzą prototypy.
Najważniejsze cechy Desktopa:
- brak kosztów licencyjnych – każdy może pobrać i zainstalować
- pełna kontrola nad modelem danych – nic nas nie ogranicza w transformacjach i obliczeniach
- praca lokalna – raporty zapisujemy w plikach
.pbix
Ograniczenie jest jedno: Power BI Desktop to narzędzie głównie dla twórców raportów, a nie dla końcowych użytkowników.
Power BI Service
Power BI Service to chmurowa platforma Microsoftu, która daje możliwości współpracy, udostępniania i automatyzacji. Raport, który powstał w Desktopie, można opublikować do usługi online, a tam:
- udostępniać go innym użytkownikom i zespołom,
- osadzać raporty w aplikacjach biznesowych (np. Teams, SharePoint, aplikacje firmowe),
- korzystać z automatycznych odświeżeń danych,
- zarządzać uprawnieniami i bezpieczeństwem dostępu,
- korzystać z dodatkowych funkcji AI i analiz predykcyjnych.
Ważny aspekt to licencjonowanie:
- Free – pozwala korzystać z Power BI Service, ale tylko w ramach własnych przestrzeni roboczych. Brak realnej współpracy z innymi.
- Pro – (płatna, miesięczna subskrypcja per użytkownik) daje możliwość współdzielenia raportów i pełnej pracy zespołowej.
- Premium (per capacity / per user) – wyższy poziom, potrzebny przy dużej skali danych, bardziej zaawansowanych scenariuszach lub gdy organizacja nie chce ograniczać liczby odbiorców raportów.
Kluczowe różnice
| Obszar | Power BI Desktop | Power BI Service |
|---|---|---|
| Koszt | Bezpłatny | Free, Pro (płatny), Premium (płatny) |
| Przeznaczenie | Tworzenie i modelowanie raportów | Publikacja, udostępnianie, współpraca |
| Instalacja | Lokalna aplikacja | Chmura (przeglądarka, aplikacja mobilna) |
| Użytkownicy | Analitycy, twórcy | Menedżerowie, decydenci, szeroka organizacja |
| Odświeżanie danych | Ręczne | Automatyczne, harmonogramy |
| Funkcje AI | Brak | Tak, wbudowane w Service |
| Bezpieczeństwo i RLS | Możliwe, ale ograniczone | Zaawansowane, centralne zarządzanie |
Kiedy wybrać Desktop, a kiedy Service?
Scenariusze dla Power BI Desktop:
- Małe zespoły lub pojedynczy analitycy,
- Prace badawcze, analizy ad-hoc,
- Organizacje, które dopiero zaczynają przygodę z BI,
- Projekty, gdzie raporty nie są szeroko dystrybuowane.
Scenariusze dla Power BI Service:
- Organizacje, które chcą raportować do szerokiego grona odbiorców,
- Zespoły, które potrzebują kontroli nad uprawnieniami i bezpieczeństwem,
- Firmy, które muszą mieć automatyczne odświeżanie danych,
- Duża skala i potrzeba centralizacji raportowania.
Podsumowanie
Power BI Desktop i Power BI Service to nie są konkurencyjne narzędzia – to dwa elementy tej samej układanki. Desktop umożliwia tworzenie raportów, a Service pozwala je skalować i udostępniać w całej organizacji.
Jeśli jesteś analitykiem, zacznij od Desktopa i twórz własne raporty. Ale jeśli myślisz o wdrożeniu na poziomie firmy, wcześniej czy później nie obejdziesz się bez Service i odpowiednich licencji.